2017-08-24 02:30經濟日報 張俊鴻
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曾經有一陣子,執行專案的過程交由同仁辦理,但進度、品質、成效都不如理想,專案面臨許多的問題、例如資訊專業不足,缺乏協調作業,工作負荷過重,專案範圍過大,專案進度落後,專案品質不佳,欠缺知識整合…等,幾乎所有教科書上所講的缺失都犯了。

經過反省,須建立團隊以密集研討會的方式改善,把這種會議運作模式稱為「構思行動會議」。所採用的作業方式分五步驟:

第一個步驟,狀況評估,了解作業的目標、範圍、內容及相關的問題。

第二個步驟,問題分析,釐清問題,確認問題的原因與本質。

第三個步驟,決策分析,共同思考問題解決方案與作業模式。

第四個步驟,建構規劃,由與會人員共同研擬及修正作業計畫書、需求書、規劃書等。

第五個步驟,潛在問題分析,依可行性分析原則,提出潛在問題及相關預防與應變措施。

在整個過程中,經由團隊思考、腦力激盪來獲得團隊共識的結果,甚至於承辦人員解釋不清楚時,其他與會人員還可以代為說明。

藉由團隊構思的過程,在有形效益方面,可節省人力成本,縮短作業流程,提升專案品質。在無形效益方面,可以提升人員專業執行能力,建立跨部門共識,提升解決問題能力,發展更好的作業模式。而且,最直接的效果就是「工作績效加倍,工作時間減半」。

(作者是資深資訊主管)

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原文網址:https://udn.com/news/story/7241/2660409?from=udn-ch1_breaknews-1-cate6-news

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