曾任微軟資深業務應用經理和全球第四大軟體公司威睿(VMware)資深技術顧問與業務經理蘇書平指出:簡報不外乎解決兩件事:如何解決對方的問題、如何讓我方獲利賺錢。

製作簡報的過程中,要思考怎麼針對不同目的做修改? 他說,他的簡報沒有一貫標準,也沒有個人風格,只有「模組」:他能把同一個產品用365種方式說明(從年頭說到年尾,版本都不同),讓總經理到基層員工、從經銷商到客戶,通通都聽懂然後點頭。

蘇書平在他任職高科技產業超過18年經驗中,他說:這行業最厲害的業務多半來自IBM,但最會用簡報做行銷的,就是微軟的產品經理。他們會用同樣一個產品,應對金融業、服務業、與高科技製造產業…等不同產業,用不同的語言說話,善用簡報場景分析表,表現產品力,進而取得客戶訂單。

他提出三個簡報製作的訣竅,也是模板運用的精髓,如下:

第一個秘訣就是保持同理心

蘇書平說,做商業簡報最常遇到的問題就是無法和我們的客戶對焦對頻,最大的原因就是我們沒辦法正確地針對客戶的痛點,提出正確的企劃提案。如果簡報者在企劃過程中,應用「簡報對象輪廓分析表」,充分快速分析聽眾背景,將自己的頻率調整到與客戶一樣,做好萬全因應配套,讓客戶主動卸下對立盔甲,就是業務訂單第一步開始。

簡報必須用客戶看得懂和聽得懂的語言,透過合適的簡報工具和他作對話與溝通,並必須很清楚的知道你的Who是誰,包含他的工作及專業背景、溝通喜好、決策偏好以及對簡報資訊的理解程度。

第二個秘訣要了解的是Why-也是就是他真正的問題與需求是什麼

要針對所要簡報的對象【Who】,蒐集對方作決策或採購評估,有幫助的數據和文字情報以及內容素材。透過這樣的水平思考方式,你才能用更有效的方式,讓對方願意針對你的產品提案,不斷的反覆討論與修正回饋。

第三個秘訣找出你要溝通對象的What動機

每一個商業簡報最後希望達到的目的「成交訂單」。企畫者只要透過這樣有結構化方式,不斷重新排列和分類各種簡報資訊、內容圖片,讓這些資訊最後變成對客戶有價值的知識,找出自己想要傳達的主要訊息【What】,就可以讓對方作出你所希望採去的行動:上呈給長官或願意幫忙約到他的主管聽聽你的商品方案介紹,那這樣的簡報就是一場成功達陣的簡報。

 

 

  • 所以任何的簡報的目的都相同,就是讓對方採取你要的行動。所以在做簡報之前,應該先做分析,搞清楚這次要達到的目的是什麼,從終點反推簡報該如何做。

以業務銷售類的簡報為例:

  • 第一次簡報目的:是要讓客戶了解你的產品與服務,所以內容就是公司及產品簡介。
  • 第二次簡報目的:是為了讓客戶願意約他的主管來聽我公司的提案。所以你必須針對這家公司的需求,用你的產品服務設計出客製化的建議書簡報,而不是單純的介紹產品和公司而已。
  • 第三次,則是要說服客戶內部相關的利害關係部門。除了要介紹你所規劃的產品和服務,協助客戶執行整個專案,還得加入這個產品服務可以幫客戶帶來的效益。
  • 最後一場的目的,就是要說服客戶選擇你的公司。你會和同業參加客戶最後的評選簡報。此時你就可以製作和競爭廠商的商品規格或公司資源比較表,並加入簡報中。
  • 有的專案可能實際成交後,還會有一場專案啟動或結案報告的簡報,或者是每週的專案進度簡報,讓客戶可以知道目前實際執行的狀況─每次的簡報目的,都會隨著和客戶互動的時間而有所改變。

所以,如果你只能應付第一次簡報場景,就很難拿下訂單。

以打棒球來比喻,你必須先上到一壘,再慢慢從二壘、三壘推進到本壘,過程中也許你會因為簡報做的不夠專業,被客戶三振,但你也有可能打了一個全壘打、直接達陣。過程中你會慢慢知道,每一位對象他真正的關注點在哪裡。

  • 製作簡報的過程其實會持續創造價值,你必須透過反覆的創意發想與修正,才能做出讓對方買單的提案。
所以,如果你從事業務行銷或管理工作,這樣的簡報思考訓練過程,對你工作發展會大有幫助,不只提升你的溝通效率,也會增加你跨部門協調溝通的能力。當你透過新修改過後的簡報,開始打下第一次的灘頭堡訂單,就表示這份簡報可以開始重複使用了。

我在微軟學到的模組簡報技術。圖:大是文化提供

作者: 蘇書平

出版社:大是文化

出版日期:2019/10/31

https://ctee.com.tw/news/industry/174869.html

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